Notre organisation :

Sur base de 2 ASBL travaillant de concert, notre organisation se charge de la formation professionnelle pour le secteur Horeca bruxellois. 

Et se charge aussi de :

• Valoriser le secteur et les métiers de l’horeca,
• Accorder les besoins des entreprises et des travailleurs en termes de compétences professionnelles,
• Soutenir les entreprises dans la formation et la professionnalisation de leurs équipes,
• Assurer une veille du secteur et de ses métiers dans tous les aspects

Description de la fonction :

Il/elle est chargé de soutenir administrativement la cellule de veille et la direction et de réaliser les tâches administratives liées à la veille, la publication des travaux, la gestion journalière et la coordination.

Il/elle prend en charge:

• Le recueil des données nécessaires pour les rapports annuels et périodiques, plans d’action etc du centre, et leur traitement en tableaux, y compris la mise en forme
• La rédaction et mise en page de ces rapports et documents avec la guidance de la direction ou d’un membre de la cellule de veille.
• La préparation de notes
• La mise à jour des documents récurrents et tableaux de bord
• La préparation de présentations résumant certains rapports et documents
• Participation et prise de notes lors de réunions de Groupe de Travail et rédaction de PV
• Gestion de l’agenda de la cellule veille
• Le renfort à certaines tâches administratives
• La préparation des paiements
• L’encodage dans le facturier
• Le support aux signataires et approbateurs des paiements
• La gestion de certains appels d’offre et des réponses reçues

De manière générale, il/elle assiste la direction et la cellule veille sur les dossiers, projets et études en cours.

Compétences :

Précision/vérification

• Etre précis dans ses tâches ;
• Apprécier le fait de travailler minutieusement ;
• Etre en mesure d’effectuer des activités de contrôle de listing, d’encodage, … de manière correcte .

Capacités rédactionnelles

• Ecrire et rédiger sans faute des textes clairs et agréables à lire ;
• Réaliser des documents soignés et harmonieux tant visuellement que dans leur contenu 

Organisation du travail

• Pouvoir gérer plusieurs activités en parallèle, être multitâches et polyvalent;
• Etre ordonné dans ses dossiers et dans les activités de classement ;
• Etre en mesure de suivre le planning transmis et effectuer les tâches dans les temps impartis ;
• Gérer efficacement son temps et établir des priorités.

Convivialité-sens de l’accueil

• Accueillir chaque visiteur
• Faire de son mieux pour aider les personnes qui se présentent ou téléphonent

Autonomie

• Pouvoir évaluer correctement quand prendre des décisions de façon autonome et quand en référer ;
• Prendre des initiatives pour s’assurer que tout est en ordre et fonctionne ;
• Etre proactif ;
• Etre digne de confiance, s’assurer que tout soit prêt et en ordre en temps voulu.

Esprit d’équipe

• Faire preuve d’assertivité
• Aider un autre membre de l’équipe quand le besoin s’en fait sentir et assumer un rôle de support proactif
• Relayer les informations utiles
• Avoir une vision générale des objectifs du Centre de formation et du travail de chacun.

Conscience professionnelle

• Respecter les règles
• Réaliser dans le détail et avec sérieux les tâches qui lui sont confiées

Connaissances :

• Diplôme de l’enseignement supérieur
• Bureautique : Microsoft Word (y compris mise en page et présentation), Excel (y compris pour le traitement des données, tableaux et graphiques), Outlook et Powerpoint
• Capacités rédactionnelles : excellente orthographe en français.
• Expression aisée en français et en néerlandais