📢 Nous recherchons un.e assistant.e de veille !!!

Notre organisation :

Sur base de 2 ASBL travaillant de concert, notre organisation se charge de la formation professionnelle pour le secteur Horeca bruxellois. 

Et se charge aussi de :

  • Valoriser le secteur et les mĂ©tiers de l’horeca,
  • Accorder les besoins des entreprises et des travailleurs en termes de compĂ©tences professionnelles,
  • Soutenir les entreprises dans la formation et la professionnalisation de leurs Ă©quipes,
  • Assurer une veille du secteur et de ses mĂ©tiers dans tous les aspects

Description de la fonction :

Il/elle est chargé de soutenir administrativement la cellule de veille et la direction et de réaliser les tâches administratives liées à la veille, la publication des travaux, la gestion journalière et la coordination.

Il/elle prend en charge:

  • Le recueil des donnĂ©es nĂ©cessaires pour les rapports annuels et pĂ©riodiques, plans d’action etc du centre, et leur traitement en tableaux, y compris la mise en forme
  • La rĂ©daction et mise en page de ces rapports et documents avec la guidance de la direction ou d’un membre de la cellule de veille.
  • La prĂ©paration de notes
  • La mise Ă  jour des documents rĂ©currents et tableaux de bord
  • La prĂ©paration de prĂ©sentations rĂ©sumant certains rapports et documents
  • Participation et prise de notes lors de rĂ©unions de Groupe de Travail et rĂ©daction de PV
  • Gestion de l’agenda de la cellule veille
  • Le renfort Ă  certaines tâches administratives
  • La prĂ©paration des paiements
  • L’encodage dans le facturier
  • Le support aux signataires et approbateurs des paiements
  • La gestion de certains appels d’offre et des rĂ©ponses reçues

De manière générale, il/elle assiste la direction et la cellule veille sur les dossiers, projets et études en cours.

Compétences :

Précision/vérification

  • Etre prĂ©cis dans ses tâches ;
  • ApprĂ©cier le fait de travailler minutieusement ;
  • Etre en mesure d’effectuer des activitĂ©s de contrĂ´le de listing, d’encodage, … de manière correcte .

Capacités rédactionnelles

  • Ecrire et rĂ©diger sans faute des textes clairs et agrĂ©ables Ă  lire ;
  • RĂ©aliser des documents soignĂ©s et harmonieux tant visuellement que dans leur contenu 

Organisation du travail

  • Pouvoir gĂ©rer plusieurs activitĂ©s en parallèle, ĂŞtre multitâches et polyvalent;
  • Etre ordonnĂ© dans ses dossiers et dans les activitĂ©s de classement ;
  • Etre en mesure de suivre le planning transmis et effectuer les tâches dans les temps impartis ;
  • GĂ©rer efficacement son temps et Ă©tablir des prioritĂ©s.

Convivialité-sens de l’accueil

  • Accueillir chaque visiteur
  • Faire de son mieux pour aider les personnes qui se prĂ©sentent ou tĂ©lĂ©phonent

Autonomie

  • Pouvoir Ă©valuer correctement quand prendre des dĂ©cisions de façon autonome et quand en rĂ©fĂ©rer ;
  • Prendre des initiatives pour s’assurer que tout est en ordre et fonctionne ;
  • Etre proactif ;
  • Etre digne de confiance, s’assurer que tout soit prĂŞt et en ordre en temps voulu.

Esprit d’équipe

  • Faire preuve d’assertivitĂ©
  • Aider un autre membre de l’équipe quand le besoin s’en fait sentir et assumer un rĂ´le de support proactif
  • Relayer les informations utiles
  • Avoir une vision gĂ©nĂ©rale des objectifs du Centre de formation et du travail de chacun.

Conscience professionnelle

  • Respecter les règles
  • RĂ©aliser dans le dĂ©tail et avec sĂ©rieux les tâches qui lui sont confiĂ©es

Connaissances :

  • DiplĂ´me de l’enseignement supĂ©rieur
  • Bureautique : Microsoft Word (y compris mise en page et prĂ©sentation), Excel (y compris pour le traitement des donnĂ©es, tableaux et graphiques), Outlook et Powerpoint
  • CapacitĂ©s rĂ©dactionnelles : excellente orthographe en français.
  • Expression aisĂ©e en français et en nĂ©erlandais